SOP-CS-001 v1.0 · ประกาศใช้ 2 ก.ค. 2569

คู่มือประกาศลูกค้า

ทีม CS / Support · Thunder Solution · EasySlip · EasyCRM · BoostSMS
เจ้าของเอกสาร: COO · ทบทวนทุก 6 เดือน

4
ประเภทเทมเพลต
3
ระดับความด่วน
17
Checklist

จำ 3 ข้อพอ

  1. ทุกประกาศต้องผ่าน C อนุมัติ — ยกเว้นข้อความ "รับทราบปัญหา" ตอนเหตุขัดข้อง (อนุมัติล่วงหน้าแล้ว ส่งได้ทันที)
  2. ด่วน = SMS ก่อน · ไม่ด่วน = LINE
  3. ส่งแล้ว ลง Log ทันที — ไม่ลง log = เหมือนไม่ได้ส่ง

ขั้นตอนมาตรฐาน 8 ขั้น

รับเรื่อง / รู้กำหนดการ (จากทีม Dev, ฝ่ายขาย, หรือเหตุการณ์จริง)
เปิดเทมเพลตตามประเภทงาน → เติมช่อง {{...}} ให้ครบ
เลือกช่องทาง + จังหวะเวลา ตามตารางเลือกช่องทาง
ไล่ Checklist ก่อนส่ง ให้ครบทุกข้อ
ส่งร่างให้ C อนุมัติ — ต้องได้คำว่า "อนุมัติ" เป็นลายลักษณ์อักษร (แคปเก็บไว้)
ส่งจริงตามช่องทางและเวลาที่กำหนด
ลง Log ทันทีหลังส่ง
เฝ้า inbox 1 ชั่วโมงแรก — คำถามซ้ำให้ทำคำตอบกลางแจกทีม

ระดับความด่วน — ตัวกำหนดทุกอย่าง

Tierประเภทล่วงหน้าวิธีขออนุมัติ
T1 ด่วนIncident ระบบล่ม / ช้า / ตรวจสลิปไม่ได้ ทันที LINE ถึง C ตรง + โทรถ้าไม่ตอบใน 15 นาที
T2 ตามแผนPlanned ปิดปรับปรุง / ฟีเจอร์ใหม่ / เปลี่ยนราคา 3 วันทำการขึ้นไป กลุ่มทีมงาน แนบร่างเต็ม
T3 การตลาดPromo โปรโมชั่น / แคมเปญ / ข่าวสาร 5 วันทำการขึ้นไป กลุ่มทีมงาน แนบร่าง + artwork brief
T1 fast-track: ข้อความ "รับทราบปัญหา" ส่งได้ทันทีโดยไม่ต้องรออนุมัติ (เติมช่องว่างได้อย่างเดียว ห้ามแก้โครง) แล้วแจ้ง C พร้อมกัน — ข้อความอัปเดตและสรุปปิดเหตุยังต้องผ่าน C ก่อนเสมอ

เลือกช่องทางส่ง

ประเภทช่องทางหลักช่องทางเสริม
เหตุขัดข้องLINE OA ทันทีSMS ถ้ากระทบเกิน 1 ชม.
ปิดปรับปรุงLINE OA (ล่วงหน้า 3 วัน + ย้ำ 1 วัน)SMS ก่อนเริ่ม 1 ชม. เฉพาะงานกระทบหนัก · Email สำหรับลูกค้า API
ฟีเจอร์ใหม่LINE OAEmail (รายละเอียดยาว + ลูกค้า API)
เปลี่ยนราคา / แพ็กเกจEmail + LINE พร้อมกัน · ล่วงหน้า 30 วันขึ้นไป
โปรโมชั่นLINE OA (พร้อมภาพ)SMS เฉพาะ flash sale
ถาม 3 ข้อก่อนเลือกช่อง
1. ต้องอ่านภายในกี่นาที? — ภายใน 1 ชม. = SMS (อ่าน 98% ใน 3 นาที) · ภายใน 1 วัน = LINE · ไม่เร่ง = Email
2. ยาวแค่ไหน? — ไม่เกิน 70 ตัวอักษรไทย = SMS ได้ (เกิน = โดน 2 เครดิต) · ยาว/มีภาพ = LINE · ทางการ = Email
3. ลูกค้าอยู่ช่องไหน? — follow LINE แล้ว = LINE (ถูกกว่า) · มีแต่เบอร์ = SMS · enterprise/API = Email

เทมเพลตข้อความ

แตะหัวข้อเพื่อเปิด · ปุ่มคัดลอกอยู่มุมบนขวาของแต่ละข้อความ · แก้ช่อง {{...}} ให้ครบก่อนส่งเสมอ

ปิดปรับปรุงระบบ · 4 จังหวะ T2
จังหวะ 1 · ล่วงหน้า 3 วัน — LINE OA
[{{แบรนด์}}] แจ้งปิดปรับปรุงระบบล่วงหน้าค่ะ

{{วันที่}} เวลา {{เวลาเริ่ม}}–{{เวลาสิ้นสุด}}
ระบบที่กระทบ: {{ระบบที่กระทบ}}
ช่วงเวลาดังกล่าว {{ผลกระทบ}}

ทีมงานเลือกช่วงเวลาที่มีการใช้งานน้อยที่สุด เพื่อให้กระทบลูกค้าน้อยที่สุดค่ะ
ขออภัยในความไม่สะดวก สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ {{ช่องทางติดต่อ}} ค่ะ
จังหวะ 2 · ย้ำ 1 วันก่อน — LINE OA
[{{แบรนด์}}] เตือนอีกครั้งค่ะ พรุ่งนี้มีปิดปรับปรุงระบบ

{{วันที่}} เวลา {{เวลาเริ่ม}}–{{เวลาสิ้นสุด}}
ช่วงดังกล่าว {{ผลกระทบ}}

แนะนำให้ทำรายการที่จำเป็นก่อนเวลา {{เวลาเริ่ม}} นะคะ
ขออภัยในความไม่สะดวกค่ะ
จังหวะ 3 · ก่อนเริ่ม 1 ชม. — SMS (≤ 70 ตัวอักษร)
{{แบรนด์}}: ปิดปรับปรุง {{เวลาเริ่ม}}-{{เวลาสิ้นสุด}}คืนนี้ งดใช้งานชั่วคราว
จังหวะ 4 · เสร็จแล้ว — LINE OA
[{{แบรนด์}}] ปรับปรุงระบบเสร็จเรียบร้อยแล้วค่ะ

ระบบกลับมาใช้งานได้ตามปกติตั้งแต่เวลา {{เวลาที่เสร็จจริง}}
ขอบคุณที่รอ และขออภัยในความไม่สะดวกค่ะ

หากพบปัญหาการใช้งาน แจ้งได้ที่ {{ช่องทางติดต่อ}} ทีมงานพร้อมดูแลค่ะ
งานเสร็จช้ากว่ากำหนด → สลับไปใช้เทมเพลต "เหตุขัดข้อง" จังหวะอัปเดตทันที อย่าปล่อยเงียบ · เสร็จเร็วกว่ากำหนด → ส่งจังหวะ 4 ได้เลย
เหตุขัดข้อง · 3 จังหวะ T1
จังหวะ 1 ส่งได้ทันที ไม่ต้องรออนุมัติ — เติมช่องว่างอย่างเดียว ห้ามแก้โครงข้อความ ส่งแล้วแจ้ง C ทาง LINE พร้อมกัน
จังหวะ 1 · รับทราบปัญหา — LINE OA (pre-approved)
[{{แบรนด์}}] แจ้งเหตุขัดข้องค่ะ

ขณะนี้พบว่า {{อาการ}} ตั้งแต่เวลา {{เวลาเริ่มพบ}}
ทีมงานรับทราบปัญหาแล้ว และกำลังเร่งตรวจสอบแก้ไขอย่างเร่งด่วนค่ะ

จะแจ้งความคืบหน้าให้ทราบเป็นระยะ ขออภัยในความไม่สะดวกค่ะ
จังหวะ 1 · SMS (ใช้เมื่อกระทบหนัก)
{{แบรนด์}}: ระบบขัดข้องชั่วคราว ทีมงานกำลังเร่งแก้ไข ขออภัยค่ะ
จังหวะ 2 · อัปเดตทุก 30–60 นาที — LINE OA (ผ่าน C ก่อน)
[{{แบรนด์}}] อัปเดตความคืบหน้าค่ะ

{{สถานะปัจจุบัน}}
คาดว่าจะกลับมาใช้งานได้ภายในเวลา {{เวลาคาดการณ์}}

ระหว่างนี้ {{คำแนะนำชั่วคราวถ้ามี}}
ขออภัยในความไม่สะดวกค่ะ
จังหวะ 3 · สรุปปิดเหตุ + ขอโทษ — LINE OA (ผ่าน C ก่อนเสมอ)
[{{แบรนด์}}] ระบบกลับมาใช้งานได้ตามปกติแล้วค่ะ

สรุปเหตุการณ์: {{อาการ}} ระหว่างเวลา {{เวลาเริ่มพบ}}–{{เวลากลับมาปกติ}}
สาเหตุ: {{สาเหตุแบบย่อ ภาษาคน}}
ขณะนี้ทีมงานแก้ไขเรียบร้อย และ{{มาตรการกันเกิดซ้ำแบบย่อ}}แล้วค่ะ

ขออภัยอย่างยิ่งในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น
ขอบคุณที่ไว้วางใจใช้บริการ {{แบรนด์}} ค่ะ
เหตุที่กระทบเงิน/ยอดลูกค้า — จังหวะ 3 ต้องยืนยันชัดว่ายอด/แต้มได้รับการแก้กลับครบ · การชดเชยทุกรูปแบบ C ตัดสินใจเท่านั้น ห้ามสัญญากับลูกค้าก่อน
ฟีเจอร์ใหม่ / อัปเดต / เปลี่ยนราคา T2
แบบ A · ฟีเจอร์ใหม่ — LINE OA
[{{แบรนด์}}] ฟีเจอร์ใหม่มาแล้วค่ะ

{{ชื่อฟีเจอร์}} — {{ประโยชน์ต่อลูกค้า 1 บรรทัด}}

เริ่มใช้ได้เลยวันนี้:
{{วิธีเริ่มใช้ 1–3 ขั้น}}

สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ {{ช่องทางติดต่อ}} ค่ะ
แบบ B · อัปเดตปรับปรุง — LINE OA
[{{แบรนด์}}] อัปเดตระบบใหม่ค่ะ

{{สรุปสิ่งที่ดีขึ้น}}

รายการอัปเดต:
- {{ข้อ 1}}
- {{ข้อ 2}}

ใช้งานได้ทันที ไม่ต้องตั้งค่าอะไรเพิ่มค่ะ
แบบ C · เปลี่ยนราคา / แพ็กเกจ — Email + LINE พร้อมกัน · ล่วงหน้า 30 วัน
เรียนลูกค้าผู้ใช้บริการ {{แบรนด์}}

บริษัทขอแจ้งการปรับปรุงแพ็กเกจและราคา ซึ่งจะมีผลตั้งแต่ {{วันที่มีผล}} เป็นต้นไป

สรุปการเปลี่ยนแปลง
{{ตาราง: แพ็กเกจ / ราคาเดิม / ราคาใหม่ / สิ่งที่เปลี่ยน}}

สำหรับลูกค้าปัจจุบัน
{{ผลกับลูกค้าเดิม เช่น แพ็กเกจที่ชำระแล้วใช้ได้ตามเงื่อนไขเดิมจนครบรอบบิล}}

หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับแพ็กเกจของท่าน ติดต่อทีมงานได้ที่ {{ช่องทางติดต่อ}}
ขอบคุณที่ไว้วางใจใช้บริการค่ะ

ทีมงาน {{แบรนด์}}
แบบ C ทุกครั้ง: แนบตารางราคาเก่า-ใหม่ให้ C ตอนขออนุมัติ ห้ามส่งจากความจำ
โปรโมชั่น / แคมเปญ T3
LINE OA (ช่องหลัก · ส่งคู่ภาพ)
[{{แบรนด์}}] {{ชื่อโปร}}

{{ข้อเสนอ}}
{{ระยะเวลา}}

{{วิธีรับสิทธิ์/CTA}}

เงื่อนไข: {{เงื่อนไข}}
SMS · flash sale (≤ 70 ตัวอักษรรวม STOP)
{{แบรนด์}}: {{ข้อเสนอสั้น}} ถึง{{วันสุดท้าย}} {{ลิงก์สั้น}} ยกเลิกพิมพ์ STOP
Artwork Brief (ส่งกราฟิกพร้อมตอนขออนุมัติ)
งาน: ภาพประกอบโปร {{ชื่อโปร}} ({{แบรนด์}})
ขนาด: {{เช่น 1040×1040 px สำหรับ LINE rich message}}
ข้อความบนภาพ (ตามลำดับความเด่น):
  1. {{ข้อเสนอ ตัวใหญ่สุด}}
  2. {{ชื่อโปร/เงื่อนไขหลัก}}
  3. {{ระยะเวลา}}
  4. {{CTA}}
โลโก้: {{แบรนด์}}
โทนสี: ตาม brand CI
กำหนดส่ง: {{วันที่ — เผื่อแก้ 1 รอบ}}
SMS การตลาดต้องมี "ยกเลิกพิมพ์ STOP" เสมอ (ข้อกำหนด กสทช.) · อย่าส่งโปรถี่เกิน — ลูกค้าบล็อก OA แล้วเสียช่องทางถาวร

Checklist ก่อนส่ง — ไล่ครบทุกข้อ ทุกครั้ง

เนื้อหา

  • เติมช่อง {{...}} ครบ ไม่มีเหลือค้างในข้อความ
  • วัน/เดือน/ปี + เวลา ระบุแบบเต็ม (ห้ามใช้ "พรุ่งนี้ / คืนนี้")
  • อ่านออกเสียง 1 รอบ — สะกดถูก โทนสุภาพลงท้าย "ค่ะ"
  • ลิงก์ทุกลิงก์กดเปิดได้จริง (ทดสอบจากมือถือ)
  • มีช่องทางติดต่อกลับของแบรนด์นั้นท้ายข้อความ
  • ไม่มีข้อมูลภายใน (ชื่อพนักงาน / vendor / สาเหตุที่ยังไม่ยืนยัน)

กลุ่มเป้าหมาย + ช่องทาง

  • ระบุกลุ่มเป้าหมาย + จำนวนโดยประมาณ
  • ช่องทางตรงตามตารางเลือกช่องทาง
  • LINE OA: โควตา broadcast คงเหลือพอ
  • SMS: นับตัวอักษรไม่เกิน 70 (ไทย) = 1 เครดิต
  • SMS การตลาด: มี "ยกเลิกพิมพ์ STOP" แล้ว
  • เวลาส่งเหมาะสม (เลี่ยงก่อน 09:00 / หลัง 20:00 ยกเว้นเหตุด่วน)

อนุมัติ + หลังส่ง

  • C อนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษร (แคปไว้) — ยกเว้นข้อความ "รับทราบปัญหา"
  • ถ้ามีชดเชย/ของแถม: C อนุมัติรายละเอียดโดยเฉพาะ
  • ถ้ามีภาพ: ตัวเลข/วันที่บนภาพตรงกับข้อความ
  • ลง Log ทันทีหลังส่ง
  • เฝ้า inbox 1 ชั่วโมงแรกหลังส่ง
จุดพลาดบ่อย: ตัวเลขบนภาพไม่ตรงกับข้อความ (แก้ข้อความแล้วลืมแก้ภาพ) · ส่งซ้ำกลุ่มเดิม (สแกนรายการที่ส่งแล้วก่อน broadcast) · ลืมส่งข้อความ "เสร็จแล้ว" หลังปิดปรับปรุง

Log ประกาศ

ทุกการส่งจริง = 1 แถวใน Log (ทีมภายในดูที่ Obsidian: 03 Resources/CS Announcement Framework/21-Log-ประกาศ.md หรือไฟล์กลางที่หัวหน้าทีมกำหนด) — บันทึก: วันที่ · เวลา · แบรนด์ · ประเภท · จังหวะ · ช่องทาง · กลุ่มเป้าหมาย · ผู้ส่ง · ผู้อนุมัติ · ข้อความจริงที่ส่ง · ผลตอบรับ

ทำไมห้ามข้าม: กันส่งซ้ำ/ชนกันเอง · เป็นหลักฐานเมื่อลูกค้าอ้างว่าไม่ได้รับแจ้ง · ใช้เทียบผลแต่ละช่องทางเพื่อปรับกลยุทธ์ทุก 6 เดือน